СберКорус завершил перевод компании Essity на электронный кадровый документооборот

Кадровый электронный документооборот

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус завершила цифровую трансформацию кадрового документооборота международной компании Essity

Essity — ведущий мировой производитель средств личной гигиены и продукции медицинского назначения.
В России компания известна продукцией торговых марок Zewa, Tork, Libresse и TENA. Штат компании насчитывает 1350 сотрудников, работающих на фабриках, 250 в офисах и 90 на удалёнке.

Как выглядел документооборот компании до автоматизации

Кадровик отправлял документы по электронной почте, а сотрудник, получив письмо, должен был их распечатать, подписать, сделать сканы и отправить на проверку. После проверки документ отправляли в московский офис, где кадровик печатал документ, подписывал его и отправлял сотруднику по почте на домашний адрес.

Таким образом, от момента отправки документов в электронном виде сотруднику до получения им печатного экземпляра могло пройти более одного месяца.

Оценка затрат на ведение бумажного кадрового документооборота в Essity

80 видов документов по вопросам ТК РФ.
До 75 лет составляет срок хранения кадровых документов.
От 15 до 40 документов в год создаётся на одного сотрудника компании Essity в среднем.
6-8 поставок документов в год на одного сотрудника.
400 рублей — такова средняя стоимость одной доставки документов.
90 удалённых сотрудников, расположенных в самых разных регионах России — от Владивостока до Калининграда.

Сложности, с которыми сталкивались сотрудники HR-отдела:

Долгий обмен документами с удалёнными сотрудниками.
Замедление скорости работы и трата времени специалистов отдела кадров на постоянное отслеживание документов.
Отсутствие возможности выделения времени IT-департамента компании на администрирование проекта автоматизации кадрового документооборота.
Дороговизна отправки документов сотрудникам — за год затраты составили около 252 000 рублей.

С какой задачей обратился клиент

После принятия закона РФ, разрешающего подписывать электронной подписью кадровые документы с удалёнными сотрудниками, компания начала искать поставщика решения для цифровизации кадрового документооборота. СберКорус предложил внедрение сервиса КЭДО.

Реализация интеграции сервиса

1

Подготовка лНА

После выбора подрядчика компания Essity подготовила все локальные нормативные акты к цифровизации

2

Положение о Кадровом ЭДО

Дополнительно подготовили «Положение о кадровом электронном документообороте», внесли поправки в действующие локальные нормативные акты и изменили документ о согласии на обработку и передачу персональных данных

3

Обучение сотрудников

На финальном этапе провели обучение кадровиков и сотрудников по правилам использования сервиса

4

Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО

Внедрение КЭДО продолжалось с начала апреля до середины сентября 2021 года. На завершающем этапе сотрудники Essity получили сообщение о прекращении работы с документами в бумажном виде и переходе на электронный документооборот

Что изменил сервис КЭДО

Проект Essity и СберКорус стал первым в России примером полного перехода крупной компании на обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками в электронном виде.

Теперь сотрудники Essity могут отправлять подписанные электронной подписью заявления на отпуск, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказы на командировки и другие кадровые документы за несколько кликов. На данный момент сервис КЭДО СберКорус используют около 90 удалённых сотрудников компании, и они уже отправили более 1000 документов.

В результате цифровизации кадрового документооборота в Essity появился простой и быстрый процесс взаимодействия с сотрудниками и было высвобождено до 25% рабочего времени сотрудников отдела персонала. На 100% сократились расходы на пересылку кадровых документов дистанционным сотрудникам, до 25% сократились расходы, связанные с хранением документов в архиве. Также снизились затраты на печать документов.

Результат внедрения в цифрах

До 25%

рабочего времени сотрудников отдела кадров было высвобождено в результате сокращения бумажной рутины.

На 100%

сократились расходы на пересылку кадровых документов дистанционным сотрудникам.

До 25%

сократились расходы, связанные с хранением документов в архиве.

Отзыв клиента

Из преимуществ КЭДО СберКорус можно отметить быстрый и очень удобный процесс авторизации сотрудников. При наличии Сбер ID сотрудники авторизуются и выпускают себе электронную подпись самостоятельно. Это занимает 5-10 минут. Для себя мы особенно выделяем удобный и понятный интерфейс системы: всё очень интуитивно и просто. В процессе внедрения мы провели две обучающие сессии для наших сотрудников. Этого было достаточно для того, чтобы продукт был внедрён, и мы начали им активно пользоваться. Все наши сотрудники очень довольны новым сервисом.

Дарья Сандевска,
Менеджер административно-кадрового департамента Essity

Кейс Essity: внедрение Кадрового ЭДО от СберКорус

Хотите такое же решение для вашей компании?
Оставьте заявку и получите чек-лист с инструкцией по переводу кадровых процессов в «цифру»