Как сдать отчетность в электронном виде?

#блог
Статья: регистрация в системе Честный ЗНАК
Компании и ИП могут отчитываться перед госорганами на бумаге или онлайн. Способ участники рынка выбирают самостоятельно, он зависит от требований закона, ресурсов и количества документов.

Электронную отчетность удобно и просто обрабатывать, поэтому госорганы постепенно отходят от бумажных документов. Уже сейчас некоторые виды отчетов принимают только онлайн.

В статье разберемся, какой вариант отчетности экономнее, рассмотрим плюсы и особенности электронной отчетности. Расскажем, как отправить отчетность онлайн, и какие для этого есть сервисы.

Преимущества электронной сдачи отчетности

Принимать и обрабатывать онлайн-отчетность госорганам быстрее и проще, поэтому они активно переводят отчетность в электронный вид. Так с 1 января 2020 года ФНС принимает только электронную бухгалтерскую отчетность. Сдавать НДС онлайн обязательно для всех уже с 2014 года.
Сравним бумажную и электронную отчетности:
Бумажная отчетность
Электронная отчетность
Надежность
Может потеряться
Не потеряется, защищена от изменений
Формирование
Все поля заполняются вручную, долго, нужно сверять данные с другими бумагами
Можно просто загрузить файл из учетной системы
Подпись
Рукописная — можно подделать
КЭП — гораздо сложнее подделать
Отправка
Минимум день, если отвезти лично
За несколько секунд
Хранение
Нужен архив
Хранятся в памяти компьютера или в облаке
Поиск в архиве
Долго
За несколько секунд
Ресурсы
Нужно печатать на бумаге, тратить средства на хранение и доставку
Не нужно печатать, организовывать архив, тратиться на доставку
Взаимодействие с госорганами
Долго — исправленную отчетность снова нужно отправлять/ привозить
Быстро — сообщения приходят моментально, можно отправить исправленный отчет за секунду
Главная причина перехода к электронной отчетности — экономия времени. Для небольших компаний это особенно актуально, потому что часто руководитель там работает и за менеджера по продажам, и за бухгалтера, и даже сам производит продукцию. Поэтому ему особенно важно не тратить время впустую.

С бумажной отчетностью больше волокиты: нужно печатать, хранить, отвозить в службы. Если допустили ошибку, на ее исправление требуется больше времени. Пока оповестят, пока исправите, а потом документы снова нужно везти в госорган. Любое промедление или ошибка могут грозить бизнесу штрафом или лишением льгот.

Для многих аргументом в пользу бумажной отчетности выступает ее «бесплатность» в противовес стоимости сервисов. Рассчитаем затраты на примере нашего сервиса. Год обслуживания ИП на спецрежиме стоит 2 400 ₽ в год, в месяц выходит — 200 ₽. Большинство из нас в неделю тратит больше на кофе.

По этим причинам все больше предпринимателей и юрлиц переходят на электронный формат.

Электронная подпись для сдачи отчетности через интернет

Чтобы начать отчитываться перед госорганами онлайн, нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Квалифицированная электронная подпись обеспечивает юридическую равнозначность электронного документа бумажному с рукописной подписью и печатью. Кроме того, КЭП защищает документ от изменений. Электронную отчетность с КЭП принимают все госорганы.

Получить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованном Минкомсвязи России Удостоверяющем центре лично или заказать доставку по удобному адресу тоже только лично в руки. С 1 июля 2020 года ФЗ-63 запрещает получение электронной подписи по доверенности. Зато есть возможность заказать КЭП дистанционно при наличии действующего сертификата.
Электронная подпись в подарок
Подключите сервис отправки электронной отчётности СФЕРА.
Cдавайте отчетность онлайн в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат.
Входящий документооборот и электронная подпись входят в стоимость.

Способы сдачи электронной отчетности

  • Сдача электронной отчетности через личный кабинет на официальном сайте госоргана
Обычно регистрация довольно простая, но создавать личные кабинеты нужно для каждого органа отдельно. Многие сайты позволяют авторизоваться с помощью учетной записи на Госуслугах. А, например, у ПФР других вариантов нет вообще. Поэтому создать личный кабинет и подтвердить личность на сайте gosuslugi.ru нужно заранее. Все данные и КЭП проходят проверку.
заполнение данных участника системы маркировки
Алгоритм действий для сдачи отчетности в ФНС, ПФР, ФСС схож. Но у каждого органа различаются требования к формированию отчетов и правила отправки. Для упрощения процедуры налоговая и страховые фонды разрабатывают специальные бесплатные сервисы и программы. Но интерфейсы у каждого органа разные, а функций пока немного.
Чтобы сдать отчетность в ФНС, ПФР и ФСС онлайн, нужно:
1
Приобрести и настроить КЭП
в аккредитованном Удостоверяющем центре.
2
Создать личный кабинет на сайте органа
Или авторизоваться с помощью подтвержденной учетной записи на Госуслугах.
3
Установить необходимое ПО, получить доступы
Устанавливать ПО требуют не все госорганы, это нужно проверить на их официальных сайтах.
4
Заполнить отчетность в сервисе органа
или загрузить готовый документ
У ФНС и ФСС есть формы, которые можно заполнить в личном кабинете. У ПФР можно загружать только готовые документы.
5
Подписать отчет КЭП и отправить
Сертификат КЭП должен пройти проверку системы.
Это универсальный план действий, некоторые шаги могут меняться в зависимости от ведомства. Правила отправки электронной отчетности нужно внимательно изучать на официальных сайтах служб.

Если времени на изучение и ручное заполнение документов нет, можно воспользоваться платными сервисами электронной сдачи отчетности. Рассмотрим способ подробнее.
  • Сдача электронной отчетности с помощью платных сервисов
Если вы не хотите тратить время на изучение правил и требований каждого органа или терять время на дорогу в ведомство и общение с его представителями, воспользуйтесь платными сервисами.

Главная задача сервиса — помочь вовремя и быстро отчитываться перед госслужбами в режиме единого окна. В одних сервисах можно отправлять только готовые отчеты, в других — есть формы для заполнения.

Чаще всего сервисы позволяют получать письма и требования от представителей госорганов. Это поможет своевременно предоставить нужную информацию или исправить ошибки. О новых запросах сервис уведомляет мгновенно по смс или электронной почте.

Еще одно важное преимущество сервисов сдачи отчетности — передача данных по защищенным каналам связи. Это обеспечивает безопасный обмен информацией.
Чтобы отправить отчет в орган с помощью сервиса, нужно:
1
Подключить сервис и убедиться, что КЭП входит в тариф
2
Установить ПО и произвести нужные настройки
3
Войти в личный кабинет и выбрать госорган
4
Заполнить форму документа или загрузить готовый отчет
5
Подписать отчет КЭП и отправить
В сервисах есть возможность отслеживать статус отчета и настроить систему оповещения — через смс или на почту. Когда орган получит, примет или направит отчет на доработку, сервис сразу сообщит вам. Оперативный ответ на запрос поможет избежать штрафов.

Подключите сервис отправки электронной отчётности СФЕРА

Cдавайте отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат онлайн.
Входящий документооборот и электронная подпись входят в стоимость.

Как выбрать сервис отправки электронной отчетности?

Мы составили чек-лист, чтобы вам проще было выбрать подходящий сервис.

Это основные показатели, которые стоит учитывать в выборе сервиса. Некоторые компании предоставляют возможность попробовать их сервис бесплатно — это хороший способ изучить функции и понять, удобно ли вам использовать именно эту систему.
Функциональность
Главное условие — возможность сервиса отправлять отчетность в нужные вам контролирующие органы и следить за статусом документа. У некоторых сервисов есть дополнительные услуги, это нужно уточнять индивидуально. Обычно чем больше возможностей, тем выше цена. Поэтому заранее определите функции, которые вам действительно нужны, чтобы не переплачивать.
Цена
Чаще всего зависит от функциональности, организационно-правовой формы клиента и количества госорганов для отправки отчетов. В некоторых сервисах есть доплата за количество пользователей. Большинство сервисов включают в стоимость обслуживания выпуск Сертификата КЭП на 1 год. Если у вас уже есть электронная подпись, уточните, как это повлияет на стоимость использования.
Способ взаимодействия
Чаще всего выбирают облачные сервисы из-за доступа к данным 24/7. Это позволяет отправлять отчеты даже в последнюю минуту отчетного дня из любой точки мира, где есть интернет. Еще есть вариант с установкой ПО на рабочее место пользователя. В таком случае доступ к данными есть только с того компьютера, на котором установлена программа.
Интеграция
У многих систем отчетности есть возможность интегрироваться в учетные системы пользователя. Это позволяет формировать и отправлять отчетность в привычной учетной системе, например, в 1С или других.
Подведем итог
1
Госорганам удобнее и быстрее проверять электронную отчетность, поэтому все больше видов отчетов принимают только онлайн.
2
Электронная отчетность позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении документов, а освободившееся время потратить на развитие бизнеса и планирование.
3
Электронную отчетность проще и удобнее сдавать с помощью платных сервисов.
Они позволяют отправлять документы во все органы в режиме одного окна.
4
Электронную отчетность проще и удобнее сдавать с помощью платных сервисов.
Они позволяют отправлять документы во все органы в режиме одного окна.
5
Для электронной отчетности нужна КЭП, чаще всего она входит в тариф сервиса отчетности.
6
Электронная отчетность, подписанная КЭП, по юридической силе равна бумажному документу с рукописной подписью.
7
Сдавать электронную отчетность онлайн можно через личные кабинеты на сайтах госорганов. Для этого потребуется регистрировать личные кабинеты отдельно для каждой структуры, изучать правила и требования.