Электронный документооборот в системе маркировки

Электронный документооборот (ЭДО) в системе маркировки позволяет быстро получать и обрабатывать данные о товарах и его движении от производителя до потребителя. Электронную информацию проще обрабатывать, она унифицированная, поэтому подходит для создания достоверной базы данных — национального каталога товаров. Без электронного документооборота невозможно работать по правилам обязательной маркировки товара.

В статье расскажем про задачи, которые решает электронный документооборот, и как он помогает работать с кодами маркировки. А также разберем, как выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему.

Под электронным документооборотом в России понимают обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами. То есть в рамках ЭДО отправляют и получают структурированные и неструктурированные электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

КЭП наделяет электронные документы полной юридической силой, поэтому их принимают госорганы. Квалифицированная электронная подпись — электронный аналог рукописной подписи, но с более высоким уровнем защиты.

Электронный оборот позволяет сократить временные и ресурсные расходы, а также оптимизировать и автоматизировать работу с партнерами.

Система маркировки помогает государству контролировать оборот товаров, поддерживать честную конкуренцию участников рынка и бороться с подделкой.

Чтобы быстро получать и обрабатывать информацию, в системе маркировки Честный ЗНАК используют электронный документооборот. Это позволяет унифицировать данные, сократить ошибки и ускорить бизнес-процессы. Задача системы — своевременно получать и сохранять достоверную информацию о рынке маркированного товара, а также обеспечить к ней доступ всем желающим.

Участники системы маркировки:

Код маркировки остается в базе, по нему конечный потребитель может проверить качество и передвижение на рынке.

Электронный УПД — основной документ, из которого получают информацию участники оборота и система маркировки.

Его создает в своей системе производитель или импортер, вносит коды маркировки товаров и упаковок, а потом передает далее по цепочке. Поэтому всем ее участникам необходимо перейти на электронный документооборот заранее.

Для принятия и подписания электронного УПД и других электронных юридически значимых документов в рамках ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.

Рассмотрим, как заполнять коды маркировки в УПД, как отправлять и получать УПД на маркированный товар на примере сервиса электронного документооборота СФЕРА Курьер.

УПД с маркировкой создается аналогично УПД без нее. Документ должен соответствовать формату 5.01 (Приказ ММВ-7-15/820 от 19.12.2018 г.). Именно его необходимо выбрать при создании документа.

Заполните обязательные поля карточки документа (ссылка на порядок заполнения карточки) и добавьте данные о кодах маркировки. Чтобы внести коды маркировки в УПД, нажмите на иконку «Сведения о прослеживаемости и маркировке товара».

Выберите из списка «Сведения о товаре, подлежащем маркировке» и введите необходимые данные. Каждая новая строка «Сведений» соответствует коду транспортной упаковки. Для добавления в УПД нескольких идентификаторов транспортной упаковки нажимайте на кнопку «Добавить».

Код транспортной упаковки является агрегационным и содержит в себе иерархию дочерних кодов. Информация о вложенности кодов есть в системе Честного ЗНАКа, их указывать не нужно. Но если потребуется, их следует перечислить в поле «Значение родительского кода» с выбором соответствующего идентификатора (Тип идентификатора).

Поле «Значение» заполняется с клавиатуры или с помощью сканера. После ввода всех сведений нажмите кнопку «Сохранить».

Чтобы завершить создание УПД с маркировкой, нажмите кнопку «Сохранить». Префикс наименования документа примет значение ON_NSCHFDOPPRMARK.

Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы документ переместился в папку «Черновики» модуля «Документы».

Подключите защищенный USB-токен с электронной подписью к своему рабочему месту и подпишите УПД (кнопка «Подписать»). Когда документ подпишут все участники маршрута на стороне отправителя, сервис автоматически переместит УПД в папку «Исходящие».

Статус документа изменится на «Подготовлен». После получения УПД оператором ЭДО — статус примет значение «Отправлен». В процессе документооборота УПД производится обмен квитанциями. Подтверждение получения и подписание квитанций происходит в папке «Квитанции».

Чтобы начать работу с УПД и подтвердить его получение, необходимо «Подписать квитанцию».

Затем необходимо сверить соответствие поступивших кодов маркировки с указанными в УПД. Это можно сделать вручную или с помощью специальной функции в сервисе СФЕРА Курьер.

Если коды маркировки в документе и на товаре совпадают, нажмите кнопку «Принять», заполните необходимые поля в документе и подпишите его квалифицированной электронной подписью.

После подписания документа статус УПД меняется на «Подписан». Документ автоматически перемещается в папку «Обработанные».

Данные из обработанного УПД автоматически передаются в Честный ЗНАК и отправителю. Проверить статус и детали можно в карточке документа в блоке «Дополнительные сведения».

Нельзя. Документы передаются только в электронном формате, а данные из них попадают в Честный ЗНАК автоматически. Если электронного документа с кодами маркировки нет, товар невозможно принять.

Если участник рынка примет маркированный товар без электронного УПД, обоих участников сделки оштрафуют.

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Договор, точнее идентификационный код участника ЭДО, потребуется на этапе заполнения данных в личном кабинете системы Честный ЗНАК.

Подключить ЭДО просто.

У системы Честный ЗНАК есть свой оператор ЭДО Лайт, он бесплатный, но его функций может быть недостаточно. ЭДО Лайт интегрирован в личный кабинет участника маркировки и позволяет обмениваться документами с данными о кодах и отправлять отчеты в систему. Это хороший вариант для малого и микробизнеса.