Электронный документооборот в системе маркировки

#блог
ЭДО для маркировки
Электронный документооборот (ЭДО) в системе маркировки позволяет быстро получать и обрабатывать данные о товарах и его движении от производителя до потребителя. Электронную информацию проще обрабатывать, она унифицированная, поэтому подходит для создания достоверной базы данных — национального каталога товаров. Без электронного документооборота невозможно работать по правилам обязательной маркировки товара.

В статье расскажем про задачи, которые решает электронный документооборот, и как он помогает работать с кодами маркировки. А также разберем, как выбрать оператора ЭДО и подключиться к нему.

Что такое ЭДО

Под электронным документооборотом в России понимают обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами. То есть в рамках ЭДО отправляют и получают структурированные и неструктурированные электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

КЭП наделяет электронные документы полной юридической силой, поэтому их принимают госорганы. Квалифицированная электронная подпись — электронный аналог рукописной подписи, но с более высоким уровнем защиты.

Электронный оборот позволяет сократить временные и ресурсные расходы, а также оптимизировать и автоматизировать работу с партнерами.

Применение ЭДО в системе маркировки

Система маркировки помогает государству контролировать оборот товаров, поддерживать честную конкуренцию участников рынка и бороться с подделкой.

Чтобы быстро получать и обрабатывать информацию, в системе маркировки Честный ЗНАК используют электронный документооборот. Это позволяет унифицировать данные, сократить ошибки и ускорить бизнес-процессы. Задача системы — своевременно получать и сохранять достоверную информацию о рынке маркированного товара, а также обеспечить к ней доступ всем желающим.

Участники системы маркировки:
Честный ЗНАК
Национальная система маркировки и прослеживания товаров
ЦРПТ 
Оператор системы Честный ЗНАК — отвечает за выпуск кодов маркировки
Производители, импортеры, дистрибуция, перевозчики, торговля, общепит
Все участники оборота маркированного товара
Принцип работы
1
Производитель или импортер заказывает коды маркировки и наносит их на товар, сканирует и передает поставщику.
2
Поставщик сканирует коды, принимает товар и передает его магазинам или в общепит.
3
В магазине или кафе сканируют коды, принимают товар и используют для продажи или собственных нужд.
4
Финальный этап — продажа или списание, тогда маркированный товар покидает оборот.
Код маркировки остается в базе, по нему конечный потребитель может проверить качество и передвижение на рынке.

Плюсы ЭДО для бизнеса

Сокращение издержек
Документы не нужно печатать, подписывать в кабинете у руководителя, хранить. Не нужно отправлять почтой или курьером.
Ускорение документооборота
Контрагент получит электронный документ за секунду, в то время как обычный документ доставят в лучшем случае в течение часа.
Оптимизация рабочих процессов
Чем быстрее вы отправляете и получаете документы, тем скорее завершаете рабочий процесс. Времени на другие задачи становится больше.
Юридическая значимость
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладает такой же юридической силой, как бумажный аналог. Поэтому их принимают госорганы.
Архив и быстрый доступ
Все документы хранятся в электронном архиве, найти нужный можно за долю секунды. Доступ к документам — 24 часа в сутки.
Работа с госсистемами контроля
В системы ЕГАИС и Честный ЗНАК обязательно отправлять электронные данные о товарах, для этого нужен ЭДО.
Сервис ЭДО для маркировки
Подключите ЭДО «СФЕРА Курьер». Сервис автоматически зарегистрирует все операции по приёмке и отправке маркированных товаров и передаст коды маркировки в систему «Честный ЗНАК».

Как передаются коды маркировки при использовании ЭДО

Электронный УПД — основной документ, из которого получают информацию участники оборота и система маркировки.

Его создает в своей системе производитель или импортер, вносит коды маркировки товаров и упаковок, а потом передает далее по цепочке. Поэтому всем ее участникам необходимо перейти на электронный документооборот заранее.

Для принятия и подписания электронного УПД и других электронных юридически значимых документов в рамках ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.
Удостоверяющий центр СберКорус имеет аккредитацию Минцифры РФ и обеспечивает уровень защиты квалифицированной электронной подписи по требованию 63-ФЗ

Как работать с УПД с кодами маркировки

Рассмотрим, как заполнять коды маркировки в УПД, как отправлять и получать УПД на маркированный товар на примере сервиса электронного документооборота СФЕРА Курьер.
Действия отправителя УПД
Действия получателя УПД
Шаг 1
УПД с маркировкой создается аналогично УПД без нее. Документ должен соответствовать формату 5.01 (Приказ ММВ-7-15/820 от 19.12.2018 г.). Именно его необходимо выбрать при создании документа.
как формируются УПД с кодами маркировки
Шаг 2
Заполните обязательные поля карточки документа (ссылка на порядок заполнения карточки) и добавьте данные о кодах маркировки. Чтобы внести коды маркировки в УПД, нажмите на иконку «Сведения о прослеживаемости и маркировке товара».
как внести коды маркировки в УПД
Шаг 3
Выберите из списка «Сведения о товаре, подлежащем маркировке» и введите необходимые данные. Каждая новая строка «Сведений» соответствует коду транспортной упаковки. Для добавления в УПД нескольких идентификаторов транспортной упаковки нажимайте на кнопку «Добавить».

Код транспортной упаковки является агрегационным и содержит в себе иерархию дочерних кодов. Информация о вложенности кодов есть в системе Честного ЗНАКа, их указывать не нужно. Но если потребуется, их следует перечислить в поле «Значение родительского кода» с выбором соответствующего идентификатора (Тип идентификатора).

Поле «Значение» заполняется с клавиатуры или с помощью сканера. После ввода всех сведений нажмите кнопку «Сохранить».
как добавить в УПД несколько идентификаторов транспортной упаковки
Шаг 4
Чтобы завершить создание УПД с маркировкой, нажмите кнопку «Сохранить». Префикс наименования документа примет значение ON_NSCHFDOPPRMARK.
завершение создания УПД на маркированный товар
Шаг 5
Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы документ переместился в папку «Черновики» модуля «Документы».
образец УПД с маркировкой
Шаг 6
Подключите защищенный USB-токен с электронной подписью к своему рабочему месту и подпишите УПД (кнопка «Подписать»). Когда документ подпишут все участники маршрута на стороне отправителя, сервис автоматически переместит УПД в папку «Исходящие».

Статус документа изменится на «Подготовлен». После получения УПД оператором ЭДО — статус примет значение «Отправлен». В процессе документооборота УПД производится обмен квитанциями. Подтверждение получения и подписание квитанций происходит в папке «Квитанции».
передача УПД с маркировкой
Данные из УПД передаются в Честный ЗНАК автоматически, когда документ подписывает получатель.
Полный набор подписанных квитанций для этого не требуется. Чтобы завершить документооборот, все квитанции должны быть обработаны обеими сторонами.
Шаг 1. Подтверждение
Чтобы начать работу с УПД и подтвердить его получение, необходимо «Подписать квитанцию».
Получение УПД с кодами маркировки
Шаг 2. Сверка
Затем необходимо сверить соответствие поступивших кодов маркировки с указанными в УПД. Это можно сделать вручную или с помощью специальной функции в сервисе СФЕРА Курьер.
сверка кодов маркировки в УПД
Шаг 3. Подписание
Если коды маркировки в документе и на товаре совпадают, нажмите кнопку «Принять», заполните необходимые поля в документе и подпишите его квалифицированной электронной подписью.
как подписать УПД с кодами маркировки
Шаг 4. Отправка в Честный ЗНАК
После подписания документа статус УПД меняется на «Подписан». Документ автоматически перемещается в папку «Обработанные».

Данные из обработанного УПД автоматически передаются в Честный ЗНАК и отправителю. Проверить статус и детали можно в карточке документа в блоке «Дополнительные сведения».
передача УПД с маркировкой в Честный ЗНАК
Подключите ЭДО «СФЕРА Курьер»
Формируйте и обменивайтесь УПД с кодами маркировки. Сервис автоматически зарегистрирует все операции и передаст коды маркировки в систему «Честный ЗНАК».

Можно ли работать с маркировкой без ЭДО

Нельзя. Документы передаются только в электронном формате, а данные из них попадают в Честный ЗНАК автоматически. Если электронного документа с кодами маркировки нет, товар невозможно принять.

Если участник рынка примет маркированный товар без электронного УПД, обоих участников сделки оштрафуют.
Юрлицо или ИП оштрафуют на 50–300 тыс. рублей
Согласно ст. 171.1 УК РФ
Юрлицо или ИП ждет уголовный срок до 3 лет и штраф 80 тыс. рублей за оборот на 1,5 млн и более с нарушениями правил маркировки

Как подключить ЭДО

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Договор, точнее идентификационный код участника ЭДО, потребуется на этапе заполнения данных в личном кабинете системы Честный ЗНАК.

Подключить ЭДО просто.
1
Получите КЭП и настройте рабочее место
Воспользуйтесь нашей инструкцией по установке ПО.
Оформляйте подпись только в аккредитованном Минцифры РФ удостоверяющем центре, потому что не всякий УЦ способен обеспечить уровень защиты информации, который требует 63-ФЗ.
2
Выберите сервис ЭДО и заключите договор
Выберите одобренного оператора ФНС, изучите функции и стоимость.
3
Настройте рабочее место
В зависимости от способа работы с сервисом документооборота подготовьте компьютер. Операторы помогают с подключением и обучают работе в сервисе.

Как выбрать оператора ЭДО для «Честный ЗНАК»

У системы Честный ЗНАК есть свой оператор ЭДО Лайт, он бесплатный, но его функций может быть недостаточно. ЭДО Лайт интегрирован в личный кабинет участника маркировки и позволяет обмениваться документами с данными о кодах и отправлять отчеты в систему. Это хороший вариант для малого и микробизнеса.
Если у бизнеса есть потребность в электронном документообороте с контрагентами и госорганами, необходимость отправлять разные юридически значимые документы, а не только электронный УПД, функций ЭДО Лайт от Честного ЗНАКа будет недостаточно. 
Решить задачи поможет коммерческий сервис ЭДО.
Что учесть при выборе платного оператора ЭДО
Функциональность
Количество поддерживаемых типов документов, электронный архив, аналитика, способы интеграции, удобство интерфейса.
Надежность и репутация
Найдите оператора в реестре ФНС, узнайте самого популярного оператора среди ваших партнеров. Обратите внимание на техподдержку, уровень сервиса, награды и отзывы.
Цена
Обычно входящие документы бесплатно, а цена на исходящие зависит от количества документов. Цена также зависит от допуслуг — проверьте, какие вам точно потребуются, а без каких вы легко обойдетесь.
Роуминг
Это возможность обмениваться электронными документами с партнерами разных операторов ЭДО. Эта функция есть у большинства сервисов, но перед подключением стоит уточнить наверняка. Лучше выбирать оператора, с которым работают ваши постоянные партнеры. В рамках одной системы обмениваться проще.
Подключите ЭДО для маркировки
Подключите сервис СФЕРА Курьер и работайте по всем правилам системы маркировки.
Оставить заявку
Формируйте, отправляйте и получайте электронные документы с кодами маркировки
Все входящие документы бесплатно. Тарифы от 350 ₽/мес.
Подключите веб-кабинет или настройте интеграцию ЭДО с учетной системой

ЭДО и УПД в маркировке коротко

Можно ли без ЭДО?
Без электронного документооборота работать с маркированным товаром не получится. Все участники рынка должны подключиться к ЭДО, чтобы передавать данные в Честный ЗНАК.
УПД для маркировки
Электронный УПД — главный источник информации в работе с маркировкой. Производитель или импортер заносят в него коды товаров и упаковок. Каждый участник оборота сверяет товар с электронным УПД и только после этого принимает товар.
Подключение ЭДО
Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО. У системы Честный ЗНАК есть свой оператор — ЭДО Лайт, он позволяет обмениваться электронными УПД с участниками рынка и отправлять данные в систему маркировки. Для перехода на электронный документооборот вообще функций оператора ЭДО Лайт недостаточно.
Выбор оператора ЭДО
Если вы хотите обмениваться разными видами электронных документов (не только УПД с участниками маркировки), подключитесь к платному оператору ЭДО. При выборе учтите функциональность сервисов, способы интеграции, надежность оператора и стоимость исходящих документов.
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер
Заявка на подключение
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер