Документооборот (EDI) между торговыми партнерами

#блог
EDI документооборот между торговыми партнерами в сервисе СФЕРА EDI
Для ускорения бизнес-процессов и экономии ресурсов торговые сети и поставщики переходят на EDI — электронный обмен данными.

В статье разберем, что такое EDI между компаниями, чем отличается EDI от ЭДО и как начать работу в сервисе электронного обмена данными.

Электронный документооборот EDI в ритейле: что это и для чего нужен в b2b

Скорость и точность обмена документами напрямую влияют на эффективность работы ритейла. Необходимо обеспечить непрерывность поставок, точность и достоверность данных об ассортименте, своевременную оплату работы поставщиков и бесперебойное взаимодействие с большим количеством контрагентов. Эти процессы проще и быстрее осуществлять в электронном формате, поэтому все больше торговых сетей и поставщиков переходят на электронный обмен документами и данными.
Начнем с расшифровки EDI:
Electronic Data Interchange — система электронного обмена данными. EDI включает в себя набор стандартов представления данных и конвенций по передаче цифровой информации между контрагентами. В России к EDI относят обмен коммерческой и логистической документацией между партнерами. Чтобы перейти на EDI, нужно подключиться к EDI-провайдеру.
EDI-провайдер — организация, которая обеспечивает техническую возможность электронного обмена данными, то есть выступает в роли транспортного канала. Провайдер контролирует и своевременно обновляет форматы передаваемых документов, управляет настройками, подключает новых контрагентов и так далее.
Переходите на EDI в ритейле
Автоматизируйте заказы и документооборот, контролируйте все этапы поставок с помощью платформы СФЕРА EDI

Электронный обмен данными EDI: разница ЭДО и EDI

Разберемся, в чем разница между ЭДО и EDI.
В рамках системы EDI контрагенты используют электронный документооборот, к формату которого нет требований со стороны закона.
Правила передачи и формы документов участники устанавливают самостоятельно, могут их менять и дополнять.

Например, партнер может оформить каталог товаров для торговой сети на свое усмотрение, указать больше подробностей о продукции или только самые основные характеристики. Торговая сеть, отправляя заказ на товары из каталога, может не только перечислить нужный ей ассортимент, но и запросить аналоги. Коммуникации торговых сетей с поставщиками в системе EDI проще из-за возможности гибких настроек.
Для ЭДО есть строгие правила со стороны закона.


Обычно их устанавливает ФНС. Это необходимо, чтобы облегчить обработку документов и ускорить их проверку, поэтому любое отклонение от правил приравнивается к ошибке в заполнении.

Кроме того, под ЭДО в России обычно понимают электронный обмен юридически значимыми документами. То есть документами с квалифицированной электронной подписью. Это, например, универсальные передаточные документы (УПД), отчетность в госорганы, договоры и др.
Для обеспечения юридической силы, обработки и подтверждения подлинности квалифицированной электронной подписи требуется иная система. Поэтому техническую возможность такого обмена обеспечивает оператор ЭДО. Через EDI юридически значимыми документами не обмениваются, поэтому данные перед отправкой подписывать КЭП не нужно.

Отличия ЭДО от EDI:

EDI
ЭДО
Тип документа
Любые данные

Информация может дополняться и изменяться
Юридически значимые документы

Обязательные поля, которые нельзя изменять
Формат данных
Правила передачи и формат данных участники устанавливают самостоятельно.
Формат устанавливается законом.

Например, счета-фактуры, универсальный передаточный документ (УПД), отчетность в госорганы
Подпись
Не нужна
Нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Для удобства и повышения эффективности бизнеса поставщики и торговые сети обычно подключают ЭДО и EDI вместе.
Оставьте заявку, и мы поможем с выбором сервисов под ваши нужды.

Типы EDI документов и стандарты обмена данными

Чаще всего через EDI обмениваются документами в цепочке поставок между компаниями.
К ним относятся:

PRICAT (Price Catalogue)

Сообщение «Каталог товаров (услуг) с ценами».
Содержит полный или частичный перечень товаров, характеристики и др. Отправляют поставщики, торговые сети, производители.

ORDERS (Purchase Order)

Сообщение «Заказ на поставку».
Содержит перечень товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки. Отправляют торговые сети, производители, склады, поставщики сырья, перевозчики и др.

ORDERS (Purchase Order)

Сообщение «Ответ на заказ»
Подтверждение или отказ на поставку товара. Может содержать ответ с аналогами товара. Отправляют поставщики и торговые сети.

DESADV (Despatch Advice)

Сообщение «Уведомление об отгрузке».
Содержит полную информацию об отгрузке. Дает возможность запланировать приемку товара.

RECADV (Receiving Advice)

Сообщение «Уведомление о приёмке».
Содержит информацию о фактически принятой продукции. Позволяет поставщику сформировать корректный счет-фактуру.

RETANN (Announcement for Returns)

Сообщение «Уведомление о возврате».
Содержит список товаров для возврата и срок для отгрузки. Создается на основании заказа (ORDERS) или уведомления об отгрузке (DESADV).

INVOIC (Invoice)

Содержит информацию для автоматического формирования электронного счета-фактуры (ЭСФ) в формате ФНС.
В цепочке документооборота также могут фигурировать другие типы данных в зависимости от особенностей деятельности компании или требований контрагентов. Например, каталоги локализации, дополнения к уведомлению об отгрузке и другие. Их наличие в системе EDI зависит от технической возможности провайдера.

Правила передачи, безопасность, структуру и формат данных определяют международные стандарты EDIFACT и GS1 EANCOM.
EDIFACT
согласован комиссией ООН, чтобы регулировать обмен данными в управлении, торговле и на транспорте. Состоит из набора правил для структурирования, протоколов обмена и стандартных сообщений.
Стандарты GS1 EANCOM
объединяют электронную информацию с физическим потоком товаров, отображают актуальные данные о товаре, местоположении и торговых партнеров с помощью GLN*
*GLN идентифицирует юрлицо и подразделения. Это ключ из 13 символов с информацией о контактах и контактном лице, типе объекта, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки. В торговле большинство EDI документов передаются в GS1 EANCOM
Оставьте заявку, и мы поможем выбрать необходимые виды документов, а также получить GLN-номер, если нужно.

Как работает EDI-обмен между торговой сетью и поставщиками

Рассмотрим, как работает EDI.
1
PRICAT
Создание каталога товаров поставщиком
2
ORDERS
Формирование и отправка заказа торговой сетью
3
ORDERSP
Подтверждение или отклонение заказа от сети поставщиком
Поставщик может сформировать каталог товаров (PRICAT) и отправить его торговым сетям. Этот шаг иногда пропускают, например, если ассортимент заранее известен или сотрудничество уже налажено. Или поставщик может известить партнера о товарах иным путем. Тогда обмен данными начинается с того, что торговая сеть отправляет своему поставщику заказ (ORDERS). Заказ содержит подробную информацию о продукте, количестве и месте доставки.

В ответ поставщик высылает ORDRSP, в котором может полностью или частично принять/отклонить заказ. Если товара нет в наличии или достаточном количестве, поставщик может предложить аналог или поставить только часть товара.
1
DESADV
Отправка уведомления об отгрузке товара поставщиком
2
RECADV
Уведомление о получении товара торговой сетью
3
УПД
Формирование документа через ЭДО и подписание КЭП

Когда все условия и подробности приняты, поставщик отправляет уведомление об отгрузке (DESADV). В документе отражается подробная информация о поставке: количество отправленной продукции, точка доставки, транспорт, сроки доставки и др.


Торговая сеть получает товар и проводит сверку. Если все в порядке, отправляет поставщику уведомление о приемке (RECADV). Сеть может принять только часть товара, а бракованную или недопоставленную продукцию указать в документе. Тогда поставщик должен совершить возврат или заменить товар, чтобы выполнить условия договора.


После приемки торговой сетью товара по заказу поставщик отправляет через систему ЭДО универсальный передаточный документ (УПД), подписанный КЭП. Это финальный этап процесса поставки. По УПД производится оплата и начисление НДС.

Полная схема документооборота EDI
схема документооборота edi между торговыми партнерами

Преимущества перехода на EDI документооборот

Электронный обмен данными:
Ускоряет рабочие процессы
Отправить документ можно за секунду. Чем быстрее вы получаете и отправляете данные, тем скорее завершаются сделки.
Экономит ресурсы
Не нужно печатать, дублировать на бумаге, хранить, отправлять почтой или курьером.
Автоматизирует поставки
Система формирует электронные счета-фактуры автоматически по стандарту ФНС. Это помогает увеличивать скорость оплаты.
Подходит всем
Обменивайтесь документами, не задумываясь об особенностях учетных систем и квалификации персонала.
Снижает риски
Избавьтесь от ошибок ручного ввода, вероятности потери документов, сократите количество корректировок.
Повысит безопасность
EDI-документы передаются по защищенным каналам в зашифрованном и неизменном виде.

Как подключиться к EDI-системе электронного обмена

Чтобы перейти на электронный обмен данными, нужно:
1
Выбрать и подключиться к оператору EDI
2
Получить GLN-номер. Нужно заполнить и отправить заявление в международную организацию стандартов GS1. Операторы EDI помогают с получением номера.
3
Заключить соглашение о переходе на электронный документооборот со своими контрагентами.
4
Произвести интеграцию с учетной системой, если нужно, и настроить рабочее место.
Подключение к провайдеру — простая процедура, обычно настройка занимает всего несколько дней.
Настройте обмен электронными коммерческими документами с партнерами с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI. Это поможет бизнесу сократить затраты, оптимизировать поставки и ускорить все бизнес-процессы.
Подключите EDI
Нам доверяют

Электронный документооборот с сетями с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI

Электронный обмен данными с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI используется более чем в 140 торговых сетях по всей России.
Возможности сервисов EDI от СберКоруса:
Мгновенно уведомлять партнеров о новых заказах
Отправить данные можно за пару кликов в любое удобное время и из любого места
Обмениваться любыми видами электронных документов
PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC и др.
Автоматически формировать счета-фактуры
Система формирует документы по стандартам ФНС
Формировать данные для ЕГАИС, Честный ЗНАК и Меркурий
Дополнительные поля в документах для передачи данных в ГИС Меркурий и работы с маркировкой
Экономить на хранении документов
Архив гарантирует сохранность документов, осуществляет их мгновенный поиск
Анализировать данные
Система формирует необходимые отчеты с помощью дополнительного инструмента расширенной BI-аналитики
Обменивайтесь документами с партнерами, отправляйте данные в государственные системы контроля, анализируйте и храните данные с помощью сервиса СФЕРА EDI

EDI в web-интерфейсе

Для работы с электронными данными не нужно устанавливать специальные EDI-программы и настраивать рабочее место. Это удобно, если документов и сотрудников, которые будут работать с сервисом, немного.

Чтобы начать обмен в веб-версии СФЕРА EDI от СберКоруса, нужно войти в личный кабинет с помощью логина и пароля в браузере.
Основные функции:
Карточки компаний
Для каждой компании в сервисе создается отдельная карточка с подробной информацией о ней. При создании документа данные по партнерам загружаются автоматически. Достаточно просто выбрать получателя.
карточки компаний-партнеров в сервисе Сфера EDI
Ассортиментная матрица
Вся информация о товарах распределена по разделам для простоты восприятия. Чтобы создать документ на основе данных из каталогов, не нужно вводить их вручную, сервис загружает их автоматически. Это исключает ошибки и неточности.
информация о товарах в сервисе Сфера EDI
Виды документов
В веб-версии СФЕРА EDI есть все типа документов (PRICAT, ORDERS, DESADV, INVOIC и др.). Можно выбрать только те, которые необходимы лично вам. Шаблоны меняются и настраиваются индивидуально.
типа документов в сервисе Сфера EDI
Уведомления
Будьте в курсе всех событий и контролируйте процессы. Сервис отправит вам сообщение на почту, когда поступит нужный документ.
контроль процессов и уведомления о документах в сервисе Сфера EDI
Поиск
Любые документы или данные о компании можно найти за несколько секунд. Система поиска выдаст результаты даже по части информации.
система поиска документов в сервисе Сфера EDI
Сквозная авторизация в ЭДО
Переходите к электронному документообороту в СФЕРА Курьер в один клик. В документы не нужно вносить данные вручную, они автоматически загрузятся из сервиса EDI.
интеграция с ЭДО в сервисе Сфера EDI

Интеграционные решения для EDI

Если в компании обмен данными происходит в больших объемах, а сотрудников, которые обрабатывают документы, нет времени обучать, проще интегрировать сервис EDI в учетную систему.

!
СФЕРА EDI интегрируется с любой учетной системой — 1С, SAP, AXAPTA, Navision, ORACLE и др. Это позволяет работать с данными в режиме единого окна.
Если необходимо интегрировать EDI с 1С, используйте 1С Адаптер. Он объединяет EDI и ЭДО: формируйте УПД на основе EDI-данных, подписывайте КЭП и отправляйте контрагенту в привычной учетной системе.
формирование и отправка УПД в EDI с помощью 1С Адаптера от СберКорус
Модуль легко установить самостоятельно, без дополнительных доработок. Он не затрагивает базы данных учетной системы и подходит даже для измененных конфигураций 1С. Этот способ позволяет автоматизировать и повысить контроль за всеми процессами, потому что любая торговая и логистическая деятельность в EDI предполагает ведение отчетности в ЭДО.
Все способы интеграции:

Другие сферы использования: EDI в логистике

EDI в логистике помогает управлять цепочками поставок за счет своевременного обмена достоверной информацией. Для удобства на одной платформе совмещают два типа сообщений: торговые и логистические. Например, когда вместе с уведомлением об отгрузке отправляется паллетная этикетка. Использование такой связки повышает качество работы склада и сокращает время на приемку товара.

В EDI используются различные типы логистических сообщений. Чаще всего это:
  • INSDES (INSTRUCTION TO DESPATCH) — инструкция по отгрузке;
  • HANMOV (CARGO/GOODS HANDLING AND MOVEMENT) — инструкция по обработке груза/товаров;
  • OSTRPT (ORDER STATUS REPORT) — состояние заказа;
  • IFCSUM (MULTIPLE CONSIGNMENT TRANSPORT INSTRUCTION) — общие инструкции по отправке;
  • IFTMAN (ARRIVAL NOTICE) — уведомление о прибытии транспорта;
  • IFTMIN (TRANSPORT INSTRUCTION) — инструкция перевозчику;
  • IFTSTA (TRANSPORT STATUS) — состояние транспортной перевозки;
  • IFTMBF (FIRM BOOKING) — размещение заказов;
  • IFTMBC (BOOKING CONFIRMATION) — подтверждение размещения заказов.

Выводы об EDI

EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что означает электронный обмен данными. В России под EDI понимают систему коммерческого и логистического документооборота. Такие документы необязательно подписывать квалифицированной электронной подписью, а их форма может быть любой.

Все этапы сотрудничества поставщиков и торговых сетей ускоряются с помощью EDI: заказ, актуализация данных, отгрузка, приемка или обмен необходимой информацией происходит за несколько кликов по защищенным каналам. Поэтому все больше компаний переходят на электронный обмен данными.

В отличие от EDI, система ЭДО предполагает обмен юридически значимыми электронными документами. То есть участникам ЭДО не обойтись без электронной подписи, а сами документы следует оформлять по правилам, которые устанавливает закон. Например, торговая сеть может выбрать удобные для нее формы и виды документов при электронном обмене данными в EDI. Но не может при передаче УПД контрагенту в ЭДО, потому что документ необходимо оформить так, как предписывает налоговая.

Чтобы начать обмен электронными данными без установки ПО, можно подключиться к веб-версии сервиса СФЕРА EDI. Потребуются только логин и пароль. Если данных отправляется много, сервис можно интегрировать в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в режиме одного окна. Способ подключения зависит от индивидуальных потребностей бизнеса, поэтому лучше проконсультироваться со специалистами.

EDI также используют в логистике, но обычно обмен данными по поставкам объединяют с торговыми. Так, кроме работы поставщиков с сетями по продукции, можно автоматизировать склад и ускорить приемку товаров. Это позволяет полностью контролировать все процессы работы.

Подключить сервис документооборота (EDI)
Автоматизируйте заказы и контролируйте все этапы поставок
Оставить заявку
Обмен любыми видами электронных документов
Отправка данных в системы ЕГАИС, ГИС Меркурий и Честный ЗНАК
Решения для интеграции с любой учетной системой
Заявка на подключение EDI
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер