Электронный документооборот: что это и как работает

Применение электронного документооборота (ЭДО) активно набирает популярность, потому что позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Внедрению электронного документооборота между организациями способствуют также контролирующие органы. Электронные данные проще обрабатывать, поэтому все больше видов отчетности в ФНС, ПФР и ФСС принимают только через интернет. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как внедрить ЭДО в работу.

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП защищает документ от изменений и наделяет его полной юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами электронными документами, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.

Для пользователя сервиса ЭДО процесс электронного документооборота простой и занимает считанные секунды.

Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:

Электронно-цифровой документооборот бывает:

Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с электронной подписью.

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:

Квалифицированную электронную подпись можно получить только в аккредитованном Минцифрой РФ удостоверяющем центре. Удостоверяющий центр СберКорус соответствует всем требованиям безопасности и выдает КЭП уже более 10 лет.

Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер), потому что к обмену юридически значимыми документами предъявляют высокие технические требования. Поэтому первый шаг в процессе внедрения электронного документооборота — выбор оператора ЭДО.

Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:

В личном кабинете доступны все функции сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию за долю секунды.

Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.

Начать работу в сервисе просто, однако внутренние процессы по переходу и работе с электронными документами, входящими в документооборот, нужно закрепить в положениях и нормативах. Кто получит доступ к сервису ЭДО и кто должен подписывать документы. Также необходимо установить зону ответственности сотрудников и провести инструктаж.

Если компания отправляет и принимает много электронных данных, интеграция позволит повысить контроль и упростить схему электронного документооборота. Сотрудники смогут работать с информацией без переключения между программами. Чтобы интегрировать сервис в учетную систему, потребуются дополнительные настройки и установка ПО.

Как начать работу в сервисе СФЕРА Курьер.

Если контрагента нет в списке, нажмите на «Контрагент не найден в списке» в правой части ниже поля ввода ИНН. Заполните данные о компании и отправьте приглашение. Наши специалисты свяжутся с ней для настройки ЭДО.

Когда контрагент получит файл, вы получите уведомление.
*Если вы настроили интеграцию с другими сервисами, загрузка документов происходит автоматически.

Документы «На основании» создаются только для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):

В папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете корректировку или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в разделе «Связанные документы».

После того, как в компании определились, для чего им нужен ЭДО, следует решить, как данные хранить.

К условиям и качеству хранения предъявляют требования ГОСТа Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Они обширные и касаются всех аспектов: читаемости, интерпретируемости, способов группировки и описания, аутентичности, понятности и др.

Все эти процессы требуют немало усилий, поэтому компании выбирают готовое ПО или облачный электронный архив от оператора ЭДО. Второй вариант удобнее, потому что не требует отдельных доработок и реализуется силами уже проверенного поставщика услуги.

Когда электронный документооборот с контрагентом завершен, ветка перемещается в раздел меню «Обработанные».

Документы легко искать по номеру, названию или даже их части. Напротив документа отображается статус и список возможных действий. Все данные хранятся в папке 6 месяцев, а затем переходят в СФЕРА Архив, доступ к которому оплачивается отдельно.

Электронный архив от СберКоруса позволяет вести учет электронного документооборота в режиме одного окна. Не нужно тратить время на установку и доработку системы, не нужно загружать данные вручную — все происходит автоматически.

Быстрый доступ к архивным документам снижает финансовые риски. Например, если налоговая обратилась за дополнительными сведениями, найти данные можно за секунду. И таким образом избежать проверок.

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми электронными документами с партнерами и госорганами.

Применение ЭДО позволяет снизить издержки и ускорить бизнес-процессы. Не нужно печатать, дожидаться подписи ответственного лица, затем отправлять по почте, ехать в офис или оплачивать услуги курьера. Кроме того, сервис ЭДО позволяет вести учеты документов в электронном документообороте и повысить контроль за работой сотрудников.

Отправить документ можно за минуту: загрузите готовый документ в СФЕРУ Курьер, выберите получателя, подпишите и отправьте. Когда партнер получит документ и подпишет квитанцию, сервис оповестит вас об этом.

Чтобы наделить документ юридической силой, нужна квалифицированная электронная подпись. Ее необходимо оформить в удостоверяющем центре с аккредитацией от Минцифры РФ, например, в удостоверяющем центре СберКорус.

КЭП — электронный аналог подписи от руки, который защищает документ от изменений. Электронный документ, подписанный КЭП, нельзя потерять или подделать.

Электронный обмен документами обеспечивает провайдер ЭДО. Чтобы выбрать провайдера, проанализируйте список проверенных компаний на рынке и узнайте, чьи услуги используют ваши главные партнеры. Если у партнеров разные операторы ЭДО, обмениваться с ними электронными документами можно с помощью услуги роуминг. СФЕРА Курьер настроила взаимодействие почти со всеми операторами и предоставляет роуминг бесплатно.

Хранить электронные документы нужно по правилам и требованиям закона. С облачным электронным архивом СФЕРА Архив это просто: не нужно организовывать помещение и работу сотрудников. Первые полгода все документы хранятся в разделе «Обработанные» сервиса ЭДО, потом переходят в электронный архив. Доступ приобретается отдельно.