Электронный документооборот: что это и как работает

#блог
что такое электронный документооборот
Применение электронного документооборота (ЭДО) активно набирает популярность, потому что позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Внедрению электронного документооборота между организациями способствуют также контролирующие органы. Электронные данные проще обрабатывать, поэтому все больше видов отчетности в ФНС, ПФР и ФСС принимают только через интернет. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как внедрить ЭДО в работу.

Для чего нужен электронный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП защищает документ от изменений и наделяет его полной юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами электронными документами, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.

СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.

Как работает электронный документооборот между организациями:

Схема работы электронного документооборота между организациями
Для пользователя сервиса ЭДО процесс электронного документооборота простой и занимает считанные секунды.
Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов
Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.
Сокращение затрат
Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.
Повышение контроля
Весь процесс электронного документооборота легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.
Упрощение взаимодействия с госорганами
Если в отчете ошибка или не хватает данных, служба может запросить исправление или дополнительные документы. Использование ЭДО позволит быстро исправить ошибки и отправить отчет или дополнительные данные в госорган за несколько секунд.
Юридическая значимость и защита информации
Электронный документооборот обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменятся. При этом электронный документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью.
Работа по правилам маркировки
Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.
→ Подключить ЭДО для маркировки

Формы электронного документооборота

Электронно-цифровой документооборот бывает:
СЭД электронный документооборот
Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.

При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.
ЮЗЭДО
Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.

Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.

В электронном документообороте (ЮЗЭДО) есть 2 вида электронных документов:

1
Структурированные (формализованные) документы
Электронно-цифровая форма структурированного электронного документа регулируется законами и требованиями государственных служб.

К таким документам относят:
Универсальный передаточный документ (УПД):
  • Счет-фактура (СЧФ)
  • Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (ДОП) (он же ТОРГ-12)
  • Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)
Универсальный корректировочный документ (УКД):
  • Корректировочный счет-фактура
  • Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав
  • Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав
2
Неструктурированные (неформализованные) документы
Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.
Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание. Сервис СФЕРА Курьер проверит правильность заполнения перед отправкой в службу.
Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с электронной подписью.

Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:
Простая электронная подпись
Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.
Квалифицированная электронная подпись
Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.

С КЭП можно:
  • Участвовать в электронном документообороте;
  • Сдавать электронную отчетность в госорганы;
  • Участвовать в торгах и госзакупках;
  • Работать с госпорталами;
  • Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.
Для работы от лица компании потребуется КЭП юрлица, от ИП — КЭП предпринимателя.
Квалифицированную электронную подпись можно получить только в аккредитованном Минцифрой РФ удостоверяющем центре. Удостоверяющий центр СберКорус соответствует всем требованиям безопасности и выдает КЭП уже более 10 лет.
У нас вы можете получить ЭЦП, не приезжая в офис
Оставьте заявку, наши специалисты помогут с выбором и пакетом документов

Реализация электронного документооборота

Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер), потому что к обмену юридически значимыми документами предъявляют высокие технические требования. Поэтому первый шаг в процессе внедрения электронного документооборота — выбор оператора ЭДО.

Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:
1
Оставьте заявку
Онлайн или по телефону 8 800 100-8-812
2
Выберите и оплатите тариф
Стоимость зависит от количества исходящих документов. Входящие — бесплатно.
3
Настройте рабочее место
Наши специалисты помогут. Время настройки зависит от способа подключения. После того, как вы заключили договор с провайдером, нужно получить КЭП и начать внедрение ЭДО в работу.
Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер не нужно настраивать,
можно начинать работу сразу же после подключения. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.
Электронный документ в веб-версии сервиса СФЕРА Курьер
В личном кабинете доступны все функции сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию за долю секунды.

Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.
исходящие электронные документы в личном кабинете СФЕРА Курьер
Начать работу в сервисе просто, однако внутренние процессы по переходу и работе с электронными документами, входящими в документооборот, нужно закрепить в положениях и нормативах. Кто получит доступ к сервису ЭДО и кто должен подписывать документы. Также необходимо установить зону ответственности сотрудников и провести инструктаж.
Переходите на обмен электронными документами с контрагентами в сервисе СФЕРА Курьер. Подключение бесплатно, тарифы от 300 ₽/месяц.
Подключите сервис ЭДО

Интеграция с учетной системой

Если компания отправляет и принимает много электронных данных, интеграция позволит повысить контроль и упростить схему электронного документооборота. Сотрудники смогут работать с информацией без переключения между программами. Чтобы интегрировать сервис в учетную систему, потребуются дополнительные настройки и установка ПО.
Интеграция с 1С. 
Чтобы отправлять и принимать электронные данные в привычной системе в режиме единого окна, можно приобрести интеграционный модуль для 1С. Интеграционный модуль для работы в 1С устанавливается в пару кликов:
  • Скачайте модуль 1С от СберКоруса;
  • Войдите в 1С, далее: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения;
  • Добавьте скачанный модуль и отключите безопасный режим;
  • Перезагрузите учетную систему, а затем произведите необходимые настройки во вкладке «ЭДО Курьер».
Электронный документооборот СФЕРА Курьер можно интегрировать в учетную систему 1С
Модуль 1С ЭДО с 30.11.2020 зарегистрирован в реестре отечественного ПО
Включение в реестр СберКоруса подтверждает, что интеграционный модуль ЭДО для работы в 1С соответствует требованиям безопасности информации и законодательству о российском ПО.
API-решение.
Можно самостоятельно внедрить СФЕРА Курьер в любую другую учетную систему по API. Обмен документами проходит по защищенному каналу HTTPS.

Чтобы получить бесплатный доступ к API и документации, оставьте заявку.

Оптимизация электронного документооборота с помощью СФЕРА Курьер

Как начать работу в сервисе СФЕРА Курьер.
Загрузите сертификат КЭП в личном кабинете
Перейдите в раздел «Электронные подписи» и нажмите кнопку «Загрузить». Заполните данные и сохраните изменения. Повторно нажмите кнопку «Загрузить» и выберите нужный сертификат КЭП. Сертификат должен отображаться в карточке пользователя в разделе «Пользователи».
загрузка сертификата ЭЦП в систему ЭДО СФЕРА Курьер
Подключите контрагентов к ЭДО
Если контрагент уже работает в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер, ему можно отправить запрос в модуле «Контрагенты», раздел «Запросы» или «Активные контрагенты». Запрос придет в виде смс или на почту. Чтобы найти контрагента в списке, укажите его ИНН.
Подключение контрагентов в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер
Если контрагента нет в списке, нажмите на «Контрагент не найден в списке» в правой части ниже поля ввода ИНН. Заполните данные о компании и отправьте приглашение. Наши специалисты свяжутся с ней для настройки ЭДО.
Настройте маршруты
Это путь из последовательных этапов согласования, которые проходит документ внутри организации. В шаблонах маршрутов можно выбрать конкретный документ или нажать на панели инструментов «Добавить».
Настройка маршрутов согласования документов в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер
Создавайте и отправляйте документы
В программе можно заполнить экранную форму документа. Выберите типа документа и получателя. Заполните поля и сохраните. Или загрузите готовый документ в формате xml*. Нажмите на панели управления кнопку «Новый документ» и выберите нужный. Затем укажите назначение электронных документов, подпишите КЭП и отправьте.
Формирование и отправка электронных документов в сервисе СФЕРА Курьер
Когда контрагент получит файл, вы получите уведомление.
*Если вы настроили интеграцию с другими сервисами, загрузка документов происходит автоматически.
Смотрите, как формируется электронный УПД в сервисе СФЕРА Курьер
Корректировка УПД
Документы «На основании» создаются только для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):

В папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете корректировку или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в разделе «Связанные документы».
Прочитать подробную инструкцию по работе с личным кабинетом СФЕРА Курьер можно
у нас на сайте.

Хранение электронных документов

После того, как в компании определились, для чего им нужен ЭДО, следует решить, как данные хранить.
Есть четыре способа:
На внешних носителях
Это флешки или диски. Способ простой, но самый ненадежный. Носитель легко потерять, повредить, он может прийти в негодность со временем. Защиту диска или флешки легко взломать.
Собственный электронный архив
Часто для хранения используют рабочий компьютер. Безопасность и надежность способа тоже невысокая. Компьютер может сломаться, а защиты папки недостаточно, чтобы уберечь данные от изменений, утери или копирования.
Программы и сервисы электронного архива
Отдельное ПО для хранения — безопасный способ, но для многих компаний и предпринимателей может быть чрезмерным, потому что требует настройки и немалых затрат.
Облачный электронный архив
Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона, поэтому является самым популярным способом хранения.

Требования законодательства и особенности хранения электронных документов

К условиям и качеству хранения предъявляют требования ГОСТа Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Они обширные и касаются всех аспектов: читаемости, интерпретируемости, способов группировки и описания, аутентичности, понятности и др.
!
Документы в обычном и электронном архиве нужно хранить от года до 75 лет в зависимости от их значимости. Чтобы поместить, получить или удалить документ из архива, нужно выполнить действия по строгим правилам.
Все эти процессы требуют немало усилий, поэтому компании выбирают готовое ПО или облачный электронный архив от оператора ЭДО. Второй вариант удобнее, потому что не требует отдельных доработок и реализуется силами уже проверенного поставщика услуги.

Когда электронный документооборот с контрагентом завершен, ветка перемещается в раздел меню «Обработанные».
обработка и хранение документов в ЭДО СФЕРА Курьер
Документы легко искать по номеру, названию или даже их части. Напротив документа отображается статус и список возможных действий. Все данные хранятся в папке 6 месяцев, а затем переходят в СФЕРА Архив, доступ к которому оплачивается отдельно.

Электронный архив от СберКоруса позволяет вести учет электронного документооборота в режиме одного окна. Не нужно тратить время на установку и доработку системы, не нужно загружать данные вручную — все происходит автоматически.

Быстрый доступ к архивным документам снижает финансовые риски. Например, если налоговая обратилась за дополнительными сведениями, найти данные можно за секунду. И таким образом избежать проверок.
Хранение документов в СФЕРЕ Архив
Полностью соответствует правилам закона и требованиям ГОСТа. Оставьте заявку, наши менеджеры помогут с выбором тарифа.

Про электронный документооборот коротко

Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми электронными документами с партнерами и госорганами.

Применение ЭДО позволяет снизить издержки и ускорить бизнес-процессы. Не нужно печатать, дожидаться подписи ответственного лица, затем отправлять по почте, ехать в офис или оплачивать услуги курьера. Кроме того, сервис ЭДО позволяет вести учеты документов в электронном документообороте и повысить контроль за работой сотрудников.

Отправить документ можно за минуту: загрузите готовый документ в СФЕРУ Курьер, выберите получателя, подпишите и отправьте. Когда партнер получит документ и подпишет квитанцию, сервис оповестит вас об этом.

Чтобы наделить документ юридической силой, нужна квалифицированная электронная подпись. Ее необходимо оформить в удостоверяющем центре с аккредитацией от Минцифры РФ, например, в удостоверяющем центре СберКорус.

КЭП — электронный аналог подписи от руки, который защищает документ от изменений. Электронный документ, подписанный КЭП, нельзя потерять или подделать.

Электронный обмен документами обеспечивает провайдер ЭДО. Чтобы выбрать провайдера, проанализируйте список проверенных компаний на рынке и узнайте, чьи услуги используют ваши главные партнеры. Если у партнеров разные операторы ЭДО, обмениваться с ними электронными документами можно с помощью услуги роуминг. СФЕРА Курьер настроила взаимодействие почти со всеми операторами и предоставляет роуминг бесплатно.

Хранить электронные документы нужно по правилам и требованиям закона. С облачным электронным архивом СФЕРА Архив это просто: не нужно организовывать помещение и работу сотрудников. Первые полгода все документы хранятся в разделе «Обработанные» сервиса ЭДО, потом переходят в электронный архив. Доступ приобретается отдельно.
Подключить электронный документооборот
Подключение к сервису «СФЕРА Курьер» бесплатно, оплачивается только документооборот
Оставить заявку
Обмен любыми видами электронных документов
Автоматическая отправка данных в систему маркировки
Решения для интеграции с любой учетной системой
Заявка на подключение ЭДО
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер